Onze voorwaarden voor
samenwerking.

Door gebruik te maken van onze Diensten ga je akkoord met deze Voorwaarden en ons Privacybeleid. Deze documenten vormen gezamenlijk de volledige overeenkomst.

1. Toepasselijkheid en Acceptatie

Om gebruik te mogen maken van onze Diensten dien je:

• Minimaal 18 jaar oud te zijn;
• In Nederland of een andere EU-lidstaat gevestigd te zijn waar onze Diensten rechtmatig mogen worden aangeboden;
• Deze Voorwaarden gelezen en begrepen te hebben en hiermee onvoorwaardelijk akkoord te gaan.

Indien je namens een organisatie handelt, verklaar je bevoegd te zijn deze organisatie juridisch te binden aan deze Voorwaarden. Indien je niet akkoord gaat met deze Voorwaarden, verzoeken wij je vriendelijk geen gebruik te maken van onze Diensten.

Het Bedrijf kan de Diensten (waaronder abonnement, prijzen, functionaliteit, features, prestaties, gebruikersinterface en bruikbaarheid) en deze Voorwaarden naar behoefte aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij je ten minste 14 dagen van tevoren per e-mail of via het Dashboard.

Toegang tot of gebruik van de Diensten na een wijziging betekent acceptatie van de bijgewerkte Voorwaarden.

2. Onze Diensten

AI-Spraakassistent & Platform

Voicelabs biedt de volgende Diensten:

• Een AI-spraakassistent ("AI Agent") die inkomende oproepen voor jouw onderneming beantwoordt;
• Een gekoppeld dashboard ("Dashboard") waarop gespreksopnames, transcripten en klantnotities beschikbaar zijn;
• Toegang tot je eigen beheeromgeving via onze website of eventueel andere digitale kanalen;
• Optionele integraties met externe systemen zoals agenda's, CRM en WhatsApp.

De AI Agent maakt opnames en transcripten van gesprekken tussen bellers en jouw bedrijf. Deze worden aan jou beschikbaar gesteld via het Dashboard. Jij bepaalt hoe deze gegevens worden gebruikt.

Aanmelding & Registratie

Voor gebruik van onze Diensten maak je een account aan via app.voicelabs.nl. Hierbij verstrek je correcte en actuele gegevens. Jij bent verantwoordelijk voor de veiligheid van je inloggegevens en voor alles wat via jouw account gebeurt. Voicelabs mag accounts of toegang blokkeren bij misbruik of overtreding van deze Voorwaarden.

Telefoonnummers & Doorschakeling

Bij bepaalde abonnementen ontvang je een uniek Voicelabs-telefoonnummer. Je kunt jouw bestaande bedrijfsnummer hiernaar doorsturen. Na beëindiging van je abonnement behoud je je oorspronkelijke nummer, maar je Voicelabs-nummer kan worden ingetrokken als het niet binnen 3 maanden wordt overgezet naar een andere provider.

3. Gespreksopnames & Verantwoordelijkheid

Onze AI neemt gesprekken op en maakt hier automatisch transcripten van. Dit gebeurt enkel:

• Voor functionele doeleinden (notificatie, terugluisteren, kwaliteitscontrole);
• In overeenstemming met de AVG;
• Na correcte configuratie van optionele gesprekswaarschuwingen ("Dit gesprek kan worden opgenomen...").

Jij bent als Klant verantwoordelijk voor het naleven van lokale wet- en regelgeving met betrekking tot het opnemen van gesprekken. Wij raden aan om bellers te informeren dat het gesprek kan worden opgenomen.

SMS & WhatsApp Functionaliteit

De AI Agent kan, met toestemming van de beller, SMS- of WhatsApp-berichten versturen (zoals afspraken of links). Jij bent als Klant verantwoordelijk voor het correct configureren van deze functie en het naleven van de Telecommunicatiewet met betrekking tot toestemming en opt-out mogelijkheden.

4. Acceptabel Gebruik

Verantwoordelijkheden

Je bent volledig verantwoordelijk voor:

• De manier waarop je de Voicelabs-diensten inzet;
• De bellers die je AI Agent te woord staat;
• De inhoud van berichten, antwoorden, SMS'en en opgenomen gesprekken.

Verboden Gebruik

Het is verboden om Voicelabs te gebruiken voor:

• Onrechtmatige, beledigende, misleidende, discriminerende of seksuele doeleinden;
• Het verwerken van persoonsgegevens van kinderen onder de 16 jaar zonder aantoonbare toestemming van ouders/voogden;
• Spamming, phishing, scammen of oneigenlijk gebruik van telefoonnummers;
• Oproepen in strijd met de AVG of de Telecommunicatiewet;
• Reverse engineering, kopiëren of doorverkopen van onze software of AI-technologie;
• Het bouwen van een concurrerend product of dienst.

Verboden Gegevens

Je mag geen bijzondere persoonsgegevens verwerken via Voicelabs (zoals medische, strafrechtelijke of biometrische gegevens) tenzij dit wettelijk is toegestaan en je hiervoor expliciete toestemming hebt verkregen van de betrokkenen.

Bij misbruik of overtreding behouden wij ons het recht voor je toegang direct te blokkeren zonder restitutie van abonnementskosten.

5. AI-Disclaimer

AI-antwoorden van Voicelabs kunnen feitelijke onjuistheden, onvolledige of ongepaste informatie bevatten. Voicelabs geeft geen garanties omtrent de juistheid of geschiktheid van AI-uitvoer.

De Klant is altijd zelf verantwoordelijk voor verificatie en mag AI-antwoorden niet gebruiken als enige basis voor juridische, medische, financiële of andere materieel belangrijke beslissingen.

Je erkent dat AI-technologie inherent beperkingen heeft en dat de kwaliteit van antwoorden afhankelijk is van de door jou verstrekte configuratie, kennisbank en instructies.

6. Jouw Data en Eigendom

Eigendom van Data

Alle gegevens die jij uploadt of die worden gegenereerd door gesprekken met jouw AI Agent (zoals opnames, transcripten, klantgegevens) blijven jouw eigendom.

Licentie voor Verwerking

Je verleent Voicelabs het recht om deze gegevens te gebruiken:

• Voor het leveren van onze Diensten;
• Voor kwaliteitsverbetering van onze AI-modellen (AVG-conform);
• In geanonimiseerde vorm voor analyses of optimalisatie.

Beveiliging en Opslag

Alle data wordt opgeslagen op servers binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wij maken gebruik van datacenters in Nederland en Duitsland. Je bent zelf verantwoordelijk voor het bewaren van back-ups van belangrijke gegevens.

Verantwoordelijkheid voor Data

Je bent volledig verantwoordelijk voor de rechtmatigheid, juistheid en inhoud van alle gegevens, gesprekken en berichten die via Voicelabs worden verwerkt. Voicelabs aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor onrechtmatig of foutief gebruik van klantdata.

7. Privacy & AVG

Privacyverklaring

Door gebruik te maken van onze Diensten verklaar je onze Privacyverklaring te hebben gelezen en hiermee akkoord te gaan. Deze is opgesteld conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Verwerkersovereenkomst

Bij het leveren van de Diensten treedt het Bedrijf op als gegevensverwerker, die persoonsgegevens verwerkt namens de Klant, die de verwerkingsverantwoordelijke is. De aard, het doel en de duur van de verwerking, de soorten persoonsgegevens en categorieën van betrokkenen worden bepaald door de reikwijdte van de instructies van de Klant zoals gedocumenteerd in deze Overeenkomst.

Het Bedrijf verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en de instructies van de Klant. De verwerking vindt plaats voor de duur van de Overeenkomst, voor zover noodzakelijk voor het leveren van de Diensten.

Principes van Gegevensverwerking

Het Bedrijf zal:

• Persoonsgegevens alleen verwerken op basis van gedocumenteerde instructies van de Klant;
• Ervoor zorgen dat personen die gemachtigd zijn om persoonsgegevens te verwerken, zich hebben verbonden tot vertrouwelijkheid;
• Passende technische en organisatorische maatregelen implementeren om de veiligheid van de verwerking te waarborgen;
• De Klant bijstaan bij het reageren op verzoeken van betrokkenen;
• De Klant bijstaan bij het waarborgen van de naleving van beveiligingsverplichtingen;
• Alle persoonsgegevens verwijderen of retourneren aan de Klant na beëindiging van de dienstverlening;
• Alle informatie beschikbaar stellen aan de Klant die nodig is om naleving aan te tonen.

Subverwerkers

Het Bedrijf kan subverwerkers inschakelen om specifieke verwerkingsactiviteiten uit te voeren. Het Bedrijf zal de Klant informeren over eventuele voorgenomen wijzigingen met betrekking tot de toevoeging of vervanging van subverwerkers, waarbij de Klant de mogelijkheid krijgt om bezwaar te maken tegen dergelijke wijzigingen.

Gegevensoverdrachten

Het Bedrijf zal geen persoonsgegevens overdragen naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) zonder ervoor te zorgen dat adequate beschermingsmaatregelen zijn getroffen.

Melding van Gegevensinbreuken

In geval van een inbreuk op persoonsgegevens zal het Bedrijf de Klant zonder onnodige vertraging op de hoogte stellen en alle relevante informatie over de inbreuk verstrekken.

Serviceberichten

Wij mogen je via e-mail op de hoogte houden van updates over je abonnement, beveiligingsincidenten of functionele aankondigingen. Je kunt je niet afmelden voor deze noodzakelijke communicatie.

8. Abonnementen & Proefperiodes

Abonnementsstructuur

Onze Diensten worden geleverd op abonnementsbasis. Elk abonnement geldt voor 30 dagen (maandelijks) of 365 dagen (jaarlijks) en wordt automatisch verlengd tenzij je opzegt via het Dashboard. De inhoud van het abonnement wordt toegelicht op onze website.

Wijzigingen in Abonnement

Je kunt je abonnement opwaarderen (upgraden) met onmiddellijke ingang. Downgrades treden in werking vanaf de volgende abonnementsperiode. Wij behouden het recht voor om tarieven of voorwaarden met 30 dagen voorafgaande kennisgeving te wijzigen.

Gratis Proefperiode

Nieuwe gebruikers kunnen éénmalig gebruikmaken van een gratis proefperiode. Aan het einde hiervan wordt automatisch overgeschakeld op een betaald abonnement, tenzij je tijdig opzegt.

Annulering

Je kunt je abonnement op elk moment annuleren via het Dashboard. Voor maandelijkse abonnementen wordt de annulering van kracht aan het einde van de huidige factureringsmaand. Voor jaarlijkse abonnementen wordt de annulering van kracht aan het einde van het huidige factureringsjaar.

Er worden geen terugbetalingen verstrekt voor ongebruikte delen van een abonnementsperiode, tenzij wettelijk vereist.

9. Onbeperkt Bellen

Indien jouw abonnement de vermelding "onbeperkt bellen" of "onbeperkt belminuten" bevat, is dit bedoeld voor normaal zakelijk gebruik. Dit houdt in dat er een redelijke limiet geldt van maximaal 1.000 afzonderlijke gesprekken per maand.

Onder een gesprek verstaan wij: elk telefoongesprek dat tot stand komt via jouw Voicelabs-nummer, ongeacht de duur van het gesprek.

Bij structurele overschrijding van dit maximum behouden wij ons het recht voor om:

• De gesprekken boven dit aantal afzonderlijk in rekening te brengen, of
• Je abonnement om te zetten naar een passend Enterprise-abonnement.

Mocht jouw gebruik structureel hoger liggen dan het vermelde maximum, dan nemen wij contact met je op om een geschikter abonnement te bespreken dat beter aansluit bij jouw bedrijfsbehoeften.

10. Facturering & Betalingen

Vergoeding

Bij het aanmaken van een abonnement ga je akkoord met de maandelijkse of jaarlijkse kosten, zoals vermeld op onze website of afgesproken in een offerte. Betaling dient vooraf te geschieden per factuur of automatische incasso. Tenzij anders vermeld, zijn alle prijzen exclusief btw.

Betalingswijze

Je bent verplicht een geldige betaalmethode te koppelen aan je account. Door dit te doen geef je toestemming aan Voicelabs om de verschuldigde bedragen automatisch te incasseren bij de start van elke abonnementsperiode.

Te Late Betaling

Indien betaling uitblijft, behouden wij ons het recht voor om:

• Je account tijdelijk te blokkeren;
• Vertraagde betalingen te verhogen met administratiekosten (€15) en wettelijke rente;
• Eventuele incassokosten door te berekenen.

Prijswijzigingen

Het Bedrijf kan de Vergoedingen voor de Diensten wijzigen. Het Bedrijf zal ten minste 30 dagen voor de inwerkingtreding van de wijziging een kennisgeving verstrekken. Als de Klant de Diensten blijft gebruiken nadat de Vergoedingswijziging van kracht is geworden, wordt de Klant geacht de nieuwe Vergoedingen te hebben aanvaard.

Belastingen

Alle Vergoedingen zijn exclusief belastingen (btw), die de Klant verplicht is te betalen. Als het Bedrijf verplicht is belastingen namens de Klant te innen of te betalen, worden deze bedragen aan de Klant in rekening gebracht, tenzij de Klant een geldig btw-vrijstellingscertificaat verstrekt.

11. Toegang en Beschikbaarheid

Beschikbaarheid

Wij streven naar een hoge uptime, maar kunnen geen volledige beschikbaarheid garanderen. Onderhoud, storingen of externe factoren kunnen tot tijdelijke onderbrekingen leiden.

Updates

We kunnen onze software of AI Agent regelmatig bijwerken. Je stemt ermee in dat updates automatisch kunnen worden toegepast.

Integraties

Je kunt koppelingen maken met externe software zoals agenda's, CRM-systemen of communicatieplatforms. Jij blijft verantwoordelijk voor de rechtmatige verwerking van data via die systemen.

12. Beëindiging van Dienstverlening

Opzegging door Jou

Je kunt je abonnement op elk moment opzeggen via het Dashboard. Je toegang blijft geldig tot het einde van de lopende abonnementsperiode. Daarna worden opnames en transcripten 30 dagen bewaard en vervolgens verwijderd.

Beëindiging door Voicelabs

Wij behouden ons het recht voor je toegang te beëindigen bij:

• Niet-betaling;
• Overtreding van deze Voorwaarden;
• Misbruik of frauduleus gedrag;
• Gebruik dat niet past bij ons product, doelgroep of onevenredig veel druk legt op onze infrastructuur.

Gevolgen van Beëindiging

Bij beëindiging vervalt het recht van de Klant om de Diensten te gebruiken onmiddellijk. Het Bedrijf zal alle Klantgegevens binnen 30 dagen na beëindiging verwijderen of retourneren, tenzij bewaring wettelijk vereist is of de Klant schriftelijk anders verzoekt.

Bepaalde bepalingen van deze Overeenkomst, waaronder vertrouwelijkheidsverplichtingen, intellectuele eigendomsrechten en aansprakelijkheidsbeperkingen, blijven na beëindiging van kracht.

13. Aansprakelijkheid, Garanties en Vrijwaring

Disclaimer van Garanties

De Diensten van Voicelabs worden geleverd op een "as is" en "as available" basis. Voicelabs geeft geen enkele uitdrukkelijke of stilzwijgende garantie of toezegging over de beschikbaarheid, betrouwbaarheid, nauwkeurigheid, volledigheid, geschiktheid, foutloosheid of ononderbroken werking van de Diensten. Wij garanderen niet dat de Diensten voldoen aan alle specifieke verwachtingen van de Klant of volledig vrij zijn van fouten of storingen.

Geen enkele mondelinge of schriftelijke informatie of advies verstrekt door Voicelabs creëert enige garantie, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is bevestigd door Voicelabs.

Beperking van Aansprakelijkheid

Voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving is Voicelabs niet aansprakelijk voor:

• Indirecte schade, gevolgschade, winstderving, verlies van data, verlies van omzet, verlies van goodwill of enige andere immateriële schade;
• Schade die voortvloeit uit of verband houdt met de juistheid of volledigheid van AI-gegenereerde antwoorden;
• Schade als gevolg van handelingen van derden (zoals telecomproviders of externe integraties).

De totale aansprakelijkheid van Voicelabs, uit welke hoofde dan ook, is steeds beperkt tot het bedrag dat de Klant in de drie (3) maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende voorval aan Voicelabs heeft betaald. Indien in deze periode geen betalingen zijn gedaan, is de aansprakelijkheid beperkt tot maximaal €100 (honderd euro).

Deze beperking geldt ongeacht of Voicelabs vooraf op de hoogte was van de mogelijkheid van schade.

Overmacht

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor enige tekortkoming of vertraging in de uitvoering als gevolg van oorzaken buiten haar redelijke controle, inclusief maar niet beperkt tot natuurrampen, pandemie, oorlog, terrorisme, rellen, burgerlijke onrust, overheidsacties, arbeidsgeschillen of storingen bij internetserviceproviders.

Vrijwaring

De Klant vrijwaart Voicelabs en haar medewerkers tegen alle aanspraken van derden, inclusief kosten en schade, die voortvloeien uit:

• Onrechtmatig of ongepast gebruik van de Diensten;
• Overtreding van de toepasselijke privacy- en telecomwetgeving door de Klant;
• De inhoud van gesprekken, data of berichten verwerkt via Voicelabs;
• Schending van deze Voorwaarden door de Klant.

14. Intellectueel Eigendom

Eigendomsrechten

Alle software, scripts, spraakmodellen, dashboards, opnames, transcripten en visuele elementen binnen Voicelabs zijn intellectueel eigendom van Voicelabs B.V. of haar licentiegevers. Je ontvangt een beperkt, niet-exclusief gebruiksrecht voor de duur van je abonnement.

Licentie voor Gebruik

Het Bedrijf verleent de Klant een beperkte, niet-exclusieve, niet-overdraagbare, herroepbare licentie om de Diensten te gebruiken gedurende de looptijd van deze Overeenkomst.

Klantinhoud

De Klant behoudt alle rechten op alle inhoud die zij uploaden, creëren of wijzigen met behulp van de Diensten. De Klant verleent het Bedrijf een beperkte licentie om dergelijke inhoud uitsluitend te gebruiken voor het doel van het leveren van de Diensten.

Feedback

Als de Klant feedback, suggesties of ideeën over de Diensten geeft, mag het Bedrijf deze feedback kosteloos en onbeperkt gebruiken voor verbetering van de Diensten zonder enige verplichting jegens de Klant.

Gebruiksbeperkingen

Je mag onze software of AI-assistent niet kopiëren, doorverkopen, reverse engineeren, of gebruiken voor concurrerende doeleinden zonder schriftelijke toestemming.

Diensten van Derden

De Diensten kunnen diensten, software of inhoud van derden bevatten of daarvan afhankelijk zijn. Dergelijke componenten van derden kunnen onderworpen zijn aan hun eigen voorwaarden.

15. Resellers

Reseller Relatie

Het Bedrijf kan geautoriseerde resellers gebruiken voor de distributie van zijn diensten. Resellers handelen onafhankelijk en zijn geen agenten of vertegenwoordigers van het Bedrijf. De Algemene Voorwaarden tussen het Bedrijf en de eindgebruiker blijven onaangetast door eventuele afzonderlijke overeenkomsten met resellers.

Reseller Verantwoordelijkheden

Resellers zijn verantwoordelijk voor hun eigen acties, verklaringen en nalatigheden. Het Bedrijf is niet aansprakelijk voor verklaringen, garanties of overeenkomsten die door resellers worden gemaakt die niet in deze Overeenkomst zijn opgenomen.

Prijzen en Facturering via Resellers

Bij aankoop via een reseller kan de Klant onderworpen zijn aan de prijs- en factureringsvoorwaarden van de reseller. Het gebruik van de Diensten wordt echter nog steeds beheerst door deze Overeenkomst.

16. Toepasselijk Recht en Geschillen

Nederlands Recht

Deze Voorwaarden zijn uitsluitend onderworpen aan het Nederlands recht.

Bevoegde Rechtbank

Eventuele geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbank in Amsterdam, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.

Alternatieve Geschiloplossing

Voordat een geschil wordt voorgelegd aan de rechter, streven partijen ernaar dit eerst onderling of via een onafhankelijke bemiddelaar op te lossen.

17. Overige Bepalingen

Overdracht

Je mag je rechten of verplichtingen onder deze Voorwaarden niet overdragen zonder schriftelijke toestemming van Voicelabs. Voicelabs mag dit wel doen, bijvoorbeeld bij overname.

Deelbaarheid

Indien een bepaling ongeldig of onwettig blijkt, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan.

Elektronische Communicatie

Je stemt ermee in dat alle communicatie, overeenkomsten en documenten elektronisch mogen worden verstrekt en rechtsgeldig zijn.

Volledige Overeenkomst

Deze Overeenkomst vormt de volledige overeenkomst tussen de partijen met betrekking tot het onderwerp hiervan en vervangt alle eerdere of gelijktijdige overeenkomsten, afspraken en communicaties, hetzij schriftelijk of mondeling.

Geen Afstand

Het niet afdwingen van enig recht of bepaling van deze Overeenkomst door een van beide partijen wordt niet beschouwd als een afstand van dat recht of die bepaling.

Relatie tussen de Partijen

Niets in deze Overeenkomst creëert een partnerschap, joint venture, agentschap of arbeidsrelatie tussen de partijen.

18. Contact

Voor vragen of opmerkingen kun je contact opnemen via:

Voicelabs B.V.
KvK-nummer: 73320455

E-mail: contact@voicelabs.nl

Laatste update: 25 november 2025